Procesos que ya optimizamos con inteligencia artificial

Las decisiones de compra salían de reportes armados a mano desde el sistema administrativo. Era difícil saber qué reponer a tiempo sin quedarse sin los productos que más se venden y sin comprometer el flujo de caja.

1. Consultoría de diagnóstico con la gerencia, finanzas, ventas y compras: cómo se decidía qué reponer y qué datos entrega su sistema.
2. El equipo exporta las ventas y el inventario de su sistema, como lo hacía siempre.
3. Con un solo pedido, Claude actualiza un archivo único con toda la información.
4. Clasifica los productos según su peso en la facturación y detecta tendencias de temporada.
5. Calcula cuándo reponer cada producto y propone compras escalonadas según la caja disponible.
6. Todo queda en un tablero compartido, con alertas programadas para lo urgente, y una skill para cada rol.
7. Capacitación grupal y una sesión individual por rol, con los datos reales de cada área.

El área de finanzas revisaba a mano cada día los estados de cuenta de bancos nacionales e internacionales para verificar débitos, créditos, cobranzas y comisiones. Un trabajo necesario, repetitivo y que consumía tiempo todos los días.

1. Sesión de capacitación con finanzas: revisamos en vivo un estado de cuenta real para definir qué debe conciliar Claude.
2. Un proyecto exclusivo de conciliaciones, con instrucciones claras sobre qué revisar en cada estado de cuenta.
3. Los estados de cuenta, en Excel o PDF, se guardan en una sola carpeta, como ya se descargan del banco.
4. Claude clasifica cada movimiento: ingresos por cobranza, egresos y comisiones bancarias.
5. Una tarea programada hace la conciliación todos los días a primera hora.
6. El resultado llega como un resumen y un tablero, listo para revisar y compartir con la gerencia.

Preparar una visita, saber cómo atender a cada cliente o entrenar a una vendedora nueva dependía de la experiencia y del tiempo del gerente de ventas.

1. Consultoría de diagnóstico con el gerente de ventas: cómo atiende, cómo prepara una visita y cómo entrena a su equipo.
2. Perfiles de cliente: cómo compra cada cliente o sector y cuál es la mejor forma de atenderlo.
3. Preparación de visitas: qué ofrecer, qué preguntar y el mensaje de seguimiento, listo para enviar.
4. Estrategia de productos según la existencia real: qué empujar, qué mover con combos y qué no ofrecer.
5. Entrenamiento continuo: respuestas a objeciones y juegos de rol para practicar antes de vender.
6. Capacitación uno a uno: cómo activar cada skill y cuándo usar el chat personal o el proyecto compartido.

Una sola persona de marketing manejaba la planificación, los textos bilingües, los reportes de anuncios y la lectura de cientos de mensajes en Instagram, con tres redes que atender y lanzamientos en fechas distintas.

1. Consultoría de diagnóstico: la semana de trabajo de marketing, el tono de la marca y las tareas que más tiempo quitaban.
2. Proyectos separados por área, con la guía de marca y reglas para no inventar cifras.
3. Skills a medida: revisión de textos antes de publicar, guiones de contenido, tendencias y análisis de la competencia.
4. Un cronograma de lanzamientos conectado al calendario de contenido y campañas, que el equipo de ventas mantiene al día.
5. Reportes de Meta Ads con su propia plantilla, programados cada quincena y al cierre de mes, y un boletín de tendencias antes de cada campaña.
6. Lectura de los mensajes directos de Instagram para detectar preguntas frecuentes, objeciones y por qué se caen los prospectos, sin guardar nombres ni teléfonos.
7. Segunda consultoría: instalación de las skills, las tareas programadas y los conectores (Drive, Gmail, Canva, Calendar), con práctica en vivo.

Las herramientas que usaban quedaron cortas para el tamaño actual del negocio. La gerencia corregía a mano los errores de datos que rompían la conexión entre sistemas y conciliaba los pagos en un Excel aparte, y los planes de cuotas no se adaptaban cuando un cliente cambiaba de fecha.

1. Cada interesado entra a un mismo proceso comercial, con seguimiento automático.
2. La venta y el pago inicial quedan registrados juntos, sin verificaciones manuales.
3. El plan de cuotas se recalcula solo si cambia la fecha, la frecuencia o hay un adelanto.
4. Al firmar el contrato electrónico, el cliente accede a su servicio sin que nadie lo active.
5. Cobros y contabilidad conectados, con reportes en tiempo real de ventas y pagos.

La empresa ofrece un programa de evaluación con cuestionarios periódicos que generan un informe para cada participante y otro para el cliente corporativo. Todo estaba construido con Make, Airtable y Google, pero nadie había comprobado que funcionara de punta a punta antes de recibir a sus primeros participantes, y algunos errores no mostraban ningún aviso.

1. Fase 1, auditoría: revisamos y probamos en vivo cada escenario de Make, y contrastamos cada cálculo con el documento oficial de metodología.
2. Informe con evidencia real: un participante nuevo podía perderse sin aviso de error, había cálculos desfasados frente a la metodología, respuestas duplicadas y recordatorios que no llegaban a nadie.
3. Fase 2, corrección: reparamos cada hallazgo y pasamos los cálculos del informe de empresa a reglas fijas, para que las cifras nunca se contradigan.
4. Agregamos el consentimiento de protección de datos (GDPR) con un registro auditable, y un mínimo de participantes para proteger el anonimato en el informe de la empresa.
5. Volvimos a probar el recorrido completo y entregamos un informe de cierre con recomendaciones. Todo el proyecto se trabajó en inglés.